休職する時の診断書のもらい方・提出方法・郵送添え状

 

こんにちは梨山奏です。

前回の記事で筆者が経験した適応障害の診断〜休職までの流れをご紹介しました。

今回は休職するために必要な診断書について記事にしていきます。

具体的には

  1. 診断書のもらう方法
  2. 会社への提出方法
  3. 郵送する場合の具体的な方法(送り状の書式例あり)をご紹介します。

 

これから診断書を会社へ提出して休職する予定の方は参考にしてみてください。

 

診断書のもらい方

 

まず、診断書を発行してもらわないと話がはじまりません。

 

診断書には、

  • どういう理由で休職するのか
  • 休職する期間はどれくらい必要なのか
  • どこの病院のなんていうお医者さんが書いたのか(印鑑)

といった内容が記載されている必要があります。

 

つまりお医者さんも認めるくらい体調悪いから会社休ませてあげてね。という文書なのです。

診断書が必要な場合は病院で受診し、お医者さんに書いてもらいましょう

 

☆注意☆

診断書は一通あたり数千円(筆者の行った病院は5千円でした)発行にお金がかかるので、症状によっては最初から「◯ヶ月休みたい」意思を伝えておくといいかもしれません

筆者は伝えなかったので「1ヶ月休職」の診断書を毎月書いてもらっては提出、という憂鬱な作業をしました…

ただ、診断書の休職に必要な期間はお医者さんが最終的に判断するので、1ヶ月ごとに様子をみていきましょう。ということになるのはあるあるです。

次の章で会社への診断書提出方法をご紹介しますが、休職を延長する場合のことについても触れていきますので続けてご覧ください。

 

会社への診断書提出方法

 

お医者さんに診断書を書いてもらったら、早めに会社へ提出しにいきましょう。

提出方法としては、以下の2つがあります。

  1. 直接上司に提出しに会社へ行く
  2. 会社宛てに郵送する

 

基本的には直接提出しに行ったほうが上司に本当に体調が悪いことをわかってもらえたりするのでいいかもしれません。

しかし適応障害などの場合会社に行くこと自体が物凄いストレスになりかねませんし、ひどく体調が悪い場合は郵送も失礼にあたりません。

 

それでは、それぞれの手順を見ていきましょう

直接上司に提出しに会社へ行く場合

  1. まず電話しましょう。今まで体調が悪かったこと、病院にいったら(意図せず)診断書が出たこと、休職したいことを伝え、診断書を提出しにいきたいがいつ頃がいいか、必要なものは他にあるかなどを聞いておきます。
  2. 指定の日時に診断書を持っていきましょう。お医者さんからもらった時点で封筒に封がされている場合は封を切らずそのまま渡してください。
  3. ◯月◯日まで休職、復職できそうなら何日からかを話し合って決め、自分と会社の把握している内容に相違がないようにしておく
  4. 全力で休職!

 

会社宛てに郵送する場合

  1. 上と同じくまず電話します。診断書を提出したいが体調が優れないため郵送でいいか、下手に出ながら聞いてみましょう
  2. 郵送でOKが出たら、封筒、切手、診断書、添え状を準備します。

 

〈封筒〉

診断書を書いてもらった時点で封筒に封がしてあった場合…その診断書入り封筒よりも大きいサイズの封筒を用意し、添え状と一緒に入れる

診断書の封筒に特に封がされてなかった場合…添え状と診断書を重ねて用意した封筒に入れる。サイズは三つ折りでもA4でもいい(会社が指定してきた場合は従う)

〈切手〉

重さや大きさによって値段が変わるので郵便局で測ってもらうのが確実です。

診断書は再発行できないケースが多いので、必要に応じて簡易書留にするのも手です。

〈診断書〉

郵送で提出する場合は念のためコピーをとっておくことをおすすめします。

〈添え状〉(送付状)

こちらの書式を参考に必要箇所を記入して印刷し、封筒にいれたとき一番手前にくるように入れます

(書式はいろいろありますので色々な方の添え状を調べて自分に合う書き方を見つけてみてください)

 

必要なものを用意してあとは郵送すればOKです。

 

休職延長する場合

 

診断書に書かれた休職期間が1ヶ月で、まだ体調が良くなっていない場合は再び受診時に診断書を書いてもらうことになります。

毎回会社に提出しに行ってては回復に支障が出る場合もあるので、1回目は直接提出しにいったけど2回目は郵送で送る、ということも可能です。

その際にも上記の手順を参考になさってください。

 

さいごに

 

いかがでしたか?休職する際の参考になったでしょうか。

次回の記事では休職期間を終えたあと、復職するか退職するか悩んでいる方向けに「こういう視点から考えると答えがでやすいよ」という方法を提案していきたいと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました!

 

 

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